O atacante Matheus Cunha, campeão olímpico e convocado para a Seleção Brasileira, foi reprovado em testes para as categorias de base do Santos. O lateral-esquerdo Renan Lodi (Atlético de Madrid) e o atacante João Pedro (ex-Fluminense e atualmente no Watford) começaram em uma franquia das escolinhas Meninos da Vila, mas não chegaram a passar pelas categorias de base do Peixe.
Para tentar evitar que casos assim se repitam com frequência, a diretoria do Santos criou um protocolo de avaliações de atletas para as categorias de base. O documento foi produzido pela comissão de assuntos estratégicos após entrevistas com profissionais de todas as áreas ligadas ao processo de formação (técnica, médica, psicológica, assistência social, etc) e tem 36 páginas.
Pelo protocolo, o único ponto de entrada nas categorias de base deverá ser o departamento de scout, que deverá centralizar as indicações de observadores contratados pelo clube (atualmente são três internos, um para a região nordeste, com base na Bahia, e outro para o interior de São Paulo), donos de escolinhas licenciadas, empresários, etc. Atualmente, o setor é comandado por Rodrigo de Carvalho, observador com passagem pela CBF, que foi contratado nesta temporada.
Assim que uma indicação chegar ao departamento, um analista de desempenho terá a responsabilidade de buscar todas as informações disponíveis sobre os atletas nas mais diversas ferramentas de dados (sites, softwares, etc), além de contatos com profissionais que trabalharam com o potencial contratado. A partir daí, serão três caminhos dentro do clube: indicação para a contratação direta, indicação para uma avaliação presencial ou arquivamento do "processo".
Se a indicação for aprovada de imediato, a ficha será encaminhada para o setor administrativo para o início do processo de admissão, com passagens pelo RH, área médica, etc.
As avaliações presenciais terão a duração de ao menos quatro dias e serão acompanhadas por seis profissionais do clube. Os potenciais atletas terão dois treinos formais, um coletivo entre eles e um coletivo com o time da categoria a qual o garoto pertence.
Os avaliadores terão de preencher uma ficha com notas em diversos critérios, como físico (agilidade, impulsão, resistência...), mental (agressividade, concentração, confiança, criatividade...), tático (dinâmica, leitura de jogo, movimentação sem a bola) e técnico (fundamentos, controle, dribles, finalizações, etc).
A ficha dos reprovados será arquivada. Em caso de aprovações, a ficha será enviada ao gerente das categorias de base. Ele deverá conter uma projeção para o jogador dentro do clube e na carreira. O Santos separou em três grupos de atletas: Especial (com projeção para jogar pela Seleção Brasileira), Projeção + (com projeção para jogar nas principais ligas da Europa) e Projeção (com potencial para jogar nacionalmente ou em ligas menores da Europa). Todo o material será entregue ao Comitê de Gestão para a aprovação da proposta final ao atleta.
A diretoria ainda trabalha na criação de um padrão de bonificação para os donos de escolinhas licenciadas que tiverem jogadores aprovados durante o processo.
Desde a criação do protocolo, o Santos tem avaliado de 90 a 100 atletas por mês.